Agile Routinen Die täglichen Gewohnheiten erfolgreicher Teams

Warum solltest du agile Routinen automatisieren?

Agil heißt nicht chaotisch. Im Gegenteil: Gerade Scrum lebt von wiederkehrenden Events mit klarer Struktur. Das Problem: Die Vorbereitung dieser Events frisst Zeit — und wenn sie vergessen wird, leidet die Qualität.

Automatisierung bedeutet hier nicht, dass eine KI dein Sprint Planning macht. Es bedeutet: Checklisten, die sich selbst erstellen, Erinnerungen, die zur richtigen Zeit kommen, und Workflows, die keine manuelle Übergabe brauchen.

Wie unterscheiden sich die drei Tools?

Was kann Process Street?

Process Street ist der Platzhirsch unter den Workflow-Tools — gegründet 2014 in San Francisco und heute von tausenden Unternehmen genutzt, darunter Salesforce, Colliers und Drift. Die Kernidee: Jeder Prozess wird als Checklisten-Workflow angelegt, den Teams Schritt für Schritt abarbeiten.

Die größte Stärke ist das Integrations-Ökosystem: Über 1.000 Anbindungen via Zapier, native Integrationen mit Slack, Jira, Microsoft Teams, Google Workspace, Salesforce und Webhooks. Damit lässt sich Process Street nahtlos in bestehende Tool-Landschaften einbetten — Daten fließen automatisch zwischen Systemen.

Weitere Kern-Features:

• Bedingte Logik (If/Then): Workflows verzweigen sich automatisch je nach Eingabe — z.B. unterschiedliche Onboarding-Pfade für Entwickler vs. Designer
• Formularfelder: Rich-Text, Datei-Uploads, Dropdown-Auswahl, Datums- und Zahlenfelder direkt im Workflow
• Rollen und Berechtigungen: Granulare Zugriffssteuerung — wer darf Workflows erstellen, wer nur ausführen?
• Scheduled Workflows: Automatischer Start zu festen Zeiten (täglich, wöchentlich, monatlich)
• Activity Feed: Echtzeit-Überblick, wer gerade an welchem Schritt arbeitet
• API: Vollständige REST-API für eigene Integrationen und Automatisierungen

Der Nachteil: Process Street ist auf Englisch und die Preisstruktur (ab 25 $/User/Monat) kann bei größeren Teams schnell ins Geld gehen, da pro Nutzer abgerechnet wird.

Was kann RPT Software?

RPT Software steht für Routinen, Prozesse, Teams — und genau so ist das Tool aufgebaut. Entwickelt in Deutschland, richtet es sich an Teams zwischen 3 und 50 Personen, die wiederkehrende Abläufe strukturieren wollen. Die Grundidee: Du beschreibst eine Routine einmal (z.B. „Sprint Planning vorbereiten"), und RPT erstellt daraus einen wiederverwendbaren Prozess mit Schritten, Verantwortlichen und Deadlines. Jedes Mal, wenn die Routine fällig ist, entsteht automatisch ein neuer Prozess-Durchlauf.

Das Alleinstellungsmerkmal ist der Routine-Architekt — ein KI-Begleiter, der natürliche Sprache versteht. Du sagst: „Wenn ein neues Teammitglied anfängt, brauchen wir Toolzugänge, eine Scrum-Einführung und ein Kennenlern-Gespräch mit dem PO." Der Routine-Architekt macht daraus eine strukturierte Routine mit Schritten, Reihenfolge und geschätzten Zeiten.

Insgesamt bringt RPT neun sogenannte Begleiter mit, die im Hintergrund mitdenken — darunter der Routine-Architekt, der KI-gestützt arbeitet:

• Fokus: Hilft dem Team, Prioritäten zu setzen und sich nicht zu verzetteln
• Dranbleiber: Erinnert an offene Aufgaben, bevor Deadlines verstreichen
• Ausgleicher: Erkennt ungleiche Arbeitsverteilung im Team und schlägt Umverteilung vor
• Absicherer: Prüft, ob alle Schritte einer Routine tatsächlich abgeschlossen wurden
• Routine-Mentor: Analysiert abgeschlossene Prozesse und gibt Optimierungsvorschläge
• Fundus: Stellt Vorlagen-Bibliothek bereit, damit Teams nicht bei Null anfangen
• Erkenntnis: Liefert Auswertungen und Muster über alle abgeschlossenen Prozesse

RPT positioniert sich bewusst als Ergänzung, nicht als Ersatz für Projektmanagement-Tools wie Jira oder Linear. Die Idee: Dein PM-Tool steuert das Projekt, RPT steuert die wiederkehrenden Abläufe drumherum. Der Nachteil gegenüber Process Street: Das Integrations-Ökosystem ist noch jung — komplexe Drittanbieter-Ketten sind (noch) nicht die Stärke.

Was kann Tallyfy?

Tallyfy kommt aus den USA und hat sich auf strukturierte Geschäftsprozesse mit Genehmigungsstufen spezialisiert. Wo Process Street auf Checklisten und RPT auf Routinen setzt, denkt Tallyfy in Prozess-Blueprints — vordefinierte Abläufe, die Teams standardisiert durchlaufen.

Die größte Stärke liegt bei Approval-Workflows: Mehrstufige Genehmigungen, Eskalationsregeln und Audit-Trails machen Tallyfy zur ersten Wahl für regulierte Branchen (Finanzen, Gesundheitswesen, Pharma). Auch Compliance-Prozesse (ISO-Audits, DSGVO-Dokumentation, SOX-Prüfungen) lassen sich sauber abbilden.

Weitere Kern-Features:

• Blueprints: Prozessvorlagen, die sich bei jedem Durchlauf identisch verhalten — ideal für standardisierte Abläufe
• Bedingte Regeln: Prozesse verzweigen sich basierend auf Eingaben oder Genehmigungsentscheidungen
• Formulare & Datenerfassung: Strukturierte Eingabefelder direkt im Prozess, inkl. Datei-Uploads
• Deadline-Tracking: SLA-basierte Fristen mit automatischer Eskalation bei Überschreitung
• Audit-Trail: Lückenlose Dokumentation, wer wann was genehmigt oder abgelehnt hat
• Gastprozesse: Externe Partner können einzelne Schritte bearbeiten, ohne einen Account zu benötigen

Der Nachteil: Tallyfy zeigt keine öffentlichen Preise — du musst ein Demo-Gespräch führen, um ein Angebot zu bekommen. Für kleine, agile Teams kann das abschreckend wirken. Die Stärke liegt klar bei mittleren bis großen Organisationen mit formalen Prozessanforderungen.

Welche agilen Prozesse lassen sich automatisieren?

Nicht alles sollte automatisiert werden — aber diese Routinen sind klare Kandidaten:

• Sprint Planning Vorbereitung: Automatische Checkliste zwei Tage vor dem Planning: Backlog priorisiert? Velocity berechnet? Stakeholder informiert?
• Retrospektive Follow-up: Ergebnisse der letzten Retro als Tasks anlegen und Verantwortliche zuweisen.
• Onboarding neuer Teammitglieder: Toolzugänge, Einführungsgespräche, Scrum-Schulung — alles als Workflow mit Deadlines.
• Release-Checklisten: Tests bestanden? Dokumentation aktuell? Stakeholder informiert? Ein Workflow stellt sicher, dass nichts vergessen wird.
• Definition of Done Prüfung: Am Sprint-Ende automatisch prüfen, ob alle Items der DoD entsprechen.

Welches Tool passt zu deinem Team?

Die Antwort hängt davon ab, wo dein größter Schmerzpunkt liegt:

RPT Software ist die richtige Wahl, wenn dein Team viele gleichartige Abläufe hat und niemand Lust hat, jedes Mal von vorn anzufangen. Der KI-gestützte Routine-Architekt macht den Einstieg besonders leicht — du beschreibst, was passieren soll, und RPT baut die Struktur. Ideal für Agenturen und Service-Teams, die Wert auf einen deutschsprachigen Anbieter legen. rpt-software.de →

Process Street punktet mit dem größten Integrations-Ökosystem: Über 1.000 Anbindungen an Slack, Jira, Google Workspace und mehr. Wenn dein Workflow stark auf Drittanbieter-Tools angewiesen ist und du komplexe bedingte Logik brauchst, ist Process Street die vielseitigste Lösung. Besonders stark bei Onboarding, SOPs und wiederkehrenden Audits. process.st →

Tallyfy spielt seine Stärke bei Genehmigungen und Übergaben aus — etwa bei regulierten Branchen, Compliance-Prozessen oder größeren Organisationen. Mehrstufige Approval-Workflows, lückenlose Audit-Trails und SLA-basierte Eskalationen machen Tallyfy zur ersten Wahl, wenn Nachweispflichten im Vordergrund stehen. tallyfy.com →

Unser Tipp: Fang mit einem einzigen Prozess an — zum Beispiel der Sprint-Planning-Vorbereitung oder dem Onboarding. Wenn das läuft, erweiterst du schrittweise.